De dag van...'medewerker exploitatie sportaccommodaties' Ingrid

12-05-2022
 
Medewerkers exploitatie sportaccommodaties zijn het eerste aanspreekpunt voor het georganiseerd gebruik van het zwembad, sporthallen, gymzalen en de sportvelden. Zij zijn gesprekspartner voor verenigingen, maatschappelijke organisaties, sportaanbieders, particulieren; eigenlijk voor iedereen die gebruik wil maken van één van de accommodaties die Sportief Capelle exploiteert.
 
 
Medewerker exploitatie sportaccommodaties Ingrid den Hollander schakelt voor haar werkzaamheden continu tussen de verschillende afdelingen van Sportief Capelle en externen. “Alle acties die wij ondernemen, hebben invloed op anderen. Bij alles wat ik doe, vraag ik mezelf constant af: ‘wie moet hiervan op de hoogte zijn’?
 
Aanvraag voor een potje voetballen
Vanochtend start ik mijn werkdag bijvoorbeeld met de aanvraag van een groep vrienden om een potje te kunnen zaalvoetballen. Als we sporthal Aquapelle daarvoor in gebruik geven, is het wenselijk dat de horeca langer op blijft, zodat de heren lekker wat kunnen drinken na het sporten. Dus ik neem contact op met de medewerkers die daarover gaan.”
 
Het gevolg van de extra inhuur is ook dat de sporthalbeheerders later kunnen gaan schoonmaken. “Hun werkschema zal dus misschien ook aangepast dienen te worden. Onze afdeling heeft een cruciale rol in het communiceren van zo’n inhuuraanvraag, zowel intern als extern. Want wij onderhouden natuurlijk ook de verdere contacten met de aanvrager. Als deze groep mannen bijvoorbeeld niet in een sporthal maar in een gymzaal wil voetballen, zorgen we ervoor dat zij een toegangspasje komen halen waarmee ze naar binnen kunnen op de afgesproken tijd.”
 
Duobaan
Samen met haar directe collega Elzine voert Ingrid al dit soort dagelijkse werkzaamheden uit. “Elzine en ik hebben een duobaan waarin we allebei 24 uur werkzaam zijn. Veel contacten met sportaanbieders, scholen, sportverenigingen en particulieren verloopt via ons. Fijne contacten met hen onderhouden vinden we erg belangrijk. We hebben met elkaar één doel; zoveel mogelijk mensen veilig en verantwoord laten sporten en bewegen.”
 
Ingrid heeft voor de start van haar werkdag een vast stramien: “Ik begin altijd met het scannen van de verzonden items in onze mailbox. Dan weet ik globaal wat er gisteren, toen Elzine aan het werk was, gebeurd en besproken is. Daarna open ik mijn eigen agenda om te kijken welke afspraken er voor die dag gepland staan. Vervolgens lees ik alle inkomende mail en beoordeel ik of er dringende zaken zijn die meteen opgepakt moeten worden.”
 
Plannen
Buiten de dagelijkse ad-hoc regelzaken, werkt Ingrid met vaste jaarplanningen en seizoenoverzichten. “We plannen máánden vooruit. In de winter beginnen we al met de planning voor het volgend schooljaar. Welke school heeft hoeveel ruimte nodig voor het bewegingsonderwijs. In de zomermaanden sporten de leerlingen uit het voortgezet onderwijs buiten, dus ook dan is er weer contact nodig tussen scholen, de sportverenigingen en Sportief Capelle. En bij regenachtig weer kan het voorkomen dat de velden toch niet gebruikt kunnen worden, dan verplaatst het bewegingsonderwijs zich weer naar binnen. Dus ondanks de planningen, blijft het elke keer weer maatwerk, soms op de dag zelf.
 
Ook intern is er veel contact met collega’s van andere afdelingen, vertelt Ingrid. “Ons team ‘Sport & Bewegen’ maakt regelmatig gebruik van onze eigen sportaccommodaties, voor bijvoorbeeld de Sport- en Fundorpen. Vandaag heb ik overleg met een beweegmakelaar om te bespreken of hierin nog wijzigingen zijn ten opzichte van vorige jaar. Dit kan namelijk weer gevolgen hebben voor de reguliere inhuur. Ook staat er later vandaag een overleg gepland met onze adviseur binnensportaccommodaties. Het doel hiervan is de planning opzetten voor de zomervakantie. Deze periode gebruiken we om renovaties uit te voeren in de accommodaties. Veel verenigingen en sportaanbieders kennen een zomerstop, dus is het een ideale periode om een aantal accommodaties tijdelijk te sluiten. In elke wijk blijft er minimaal één gymzaal open, zodat overal gesport kan worden. Vanmiddag overleggen we hoe we dat voor dit jaar het best kunnen aanpakken, zodat zo weinig mogelijk sporters last ondervinden van de renovaties.”
 
Van vaccinatie tot schoolexamen
Waar Sportief Capelle ook mee te maken heeft, is dat er sportaccommodaties gebruikt worden voor gemeenschappelijk belang, zoals vaccinatieprogramma’s, verkiezingen of schoolexamens. “In veel gevallen weten we dat al ruim van tevoren en kunnen we hierop, in overleg met bijvoorbeeld de gemeente, verenigingen en maatschappelijke organisaties anticiperen. In dat kader heb ik vandaag ook wat telefoontjes te plegen, legt Ingrid uit.”
 
“De kracht is om samen dingen te doen”
Tussendoor loopt er nog een collega binnen om te overleggen over de bezoekersaantallen vanuit het zwembad. “Als verenigingen badwater huren, willen we wel weten met hoeveel personen er gezwommen wordt, zodat we aan het eind van het jaar exact weten hoeveel bezoekers we ontvangen hebben. Dit moet op de juiste manier in ons managementsysteem verwerkt worden.” Ingrid lacht: “Mijn werk is nooit saai. De kracht is om dingen samen te doen. Sportief Capelle omschrijft zichzelf als dynamische organisatie en dat kun je over mijn functie met volle overtuiging zeggen!”